Bukt transaksi ada karena terjadinya suatu transaksi. Dimana bukti transaksi tersebut akan dibuat sesui dengan transaksi yang terjadi. Bukti transaksi adalah sebuah dokumen, dari dokumen tersebut akan dilakukan proses selanjutnya, yaitu pencatatan kedalam jurnal. Dokuen atau bukti transaksi yang telah dicatat tersebut harus disimpan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang ada .Berikut adalah penyimpanan bukti-bukti transaksi yang lazim dilakukan oleh suatu perusahaan.
- Bukti transaksi yang jangka waktunya masih kkurang dari dua tahun setelah dilakukannnya transaksi, maka akan disimpan dalam suatu rak/box file/ordner yang masih satu ruangan denagn petugas pembukuan. Adapun penyimpanan bukti tersebut memiliki tujuan untuk memudahkan pencairan jika dibutuhkan.
- Bukti transaksi harus disimpan karena dalam Undang-Undang hukum dagang pasal 6 telah dijelaskan bahwa bukti-bukti transaksi harus tetap ada dalam perusahaan selama 10 tahun.
- Bukti transaksi yang telah melebihi batas ketentuan penyimpanan juga tidak dimusnahkan begitu saja, setelah lebih dari 10 tahun bukti tersebut biasanya disimpan didalam gudang/digudangkan maksimal 30 tahun dan setelah itu baru dimusnahkan.
Berikut adalah peralatan yang dapat membantu dalam pengelompokkan dan peynimpanan bukti transaksi:
- Lemari arsip (filing cabinet)
- Rotary (alat penyimpanan berputaran)
- Map arsip
- Rak sortir
- Guide
- Rak arsip
- mesin penghancur dokumen (shredden)
- Staplet (hecht machine stapler)
- perforator
"sekian untiuk artikel kali ini semoga membantu "
